Report z CRM o slevách má málokterá malá firma. Důvod je prostý: sleva žije na dvou místech. V CRM jako důvod („dlouholetý zákazník“, „konkurence nabídla méně“) a v Pohodě jako číslo na faktuře. Kdo chce vědět, kolik slevy za čtvrtletí ubraly z marže, musí ta dvě místa spojit ručně, a tak to obvykle nedělá nikdo.
Práce, kterou nikdo nechce dělat
Obchodník dá slevu, protože zakázku potřebuje uzavřít. Do CRM k ní napíše pár slov proč. Faktura pak odejde z Pohody s jinou cenou, než je v ceníku, a rozdíl už nikdo nepojmenuje. Někdy přijde sleva až později jako dobropis. Na konci měsíce tak existuje hromádka důvodů v jednom systému a hromádka čísel v druhém, každá s trochu jinak napsaným názvem zákazníka.
Když se majitel zeptá, kolik nás slevy stály, začíná export. Zakázky z CRM do jedné tabulky, faktury z Pohody do druhé, párování podle názvu firmy, dohledávání řádků, které se nespárovaly, protože jednou je „s.r.o.“ a jednou ne. Odpoledne práce a výsledek, kterému nikdo úplně nevěří, protože polovina řádků prošla rukama.
Přitom se sleva neodečítá od tržeb, ale od marže. Na jednoduchém příkladu: firma prodává s hrubou marží 25 % a dá slevu 10 %. Nepřijde o desetinu zisku ze zakázky, přijde o 40 %. Známá analýza cen od McKinsey spočítala, že u průměrné velké firmy by zlepšení ceny o 1 % při stejném objemu zvedlo provozní zisk zhruba o 8,7 %. Totéž platí obráceně, a u malé firmy s tenkou marží to bolí víc.
„Slevu jsme dali, protože to tak bylo potřeba. Kolik to bylo za celý rok, to jsme nikdy nesčítali.“
— Čtvrtletní porada, zkráceně
Co znamená „propojené“
Claude umí počítat, porovnávat a vysvětlovat. Do vašeho CRM ani do Pohody ale sám nevidí. Tu mezeru zavírá malý, úzce zaměřený MCP server: most, přes který se Claude zeptá přímo systému, ve kterém data už leží. Nic se nekopíruje do další tabulky a nic se neukládá do cizí mezipaměti.
Most nese identitu člověka, který se ptá. Zeptá-li se ředitel obchodu, vidí všechny zakázky. Zeptá-li se obchodník, vidí svoje. Claude pak spojí důvod slevy z CRM s fakturovanou částkou z Pohody a odpoví v jednom přehledu: kolik, komu, proč a kdo slevu schválil.
Konkrétně: CRM a Pohoda
Firma nic nemění. Obchod dál pracuje ve svém CRM, ať je to Raynet, Pipedrive nebo HubSpot, a fakturace dál běží v Pohodě. Přibudou dva malé mosty, jeden ke každému systému. U firmy s několika stovkami faktur měsíčně jde typicky o jednotky dnů nastavení, ne o roční projekt (ilustrativní odhad).
- Najde u každé zakázky v CRM ceníkovou cenu, nabídnutou cenu a zapsaný důvod slevy.
- Dohledá k ní fakturu v Pohodě a ověří, za kolik se skutečně prodalo, včetně pozdějších dobropisů.
- Spočítá, kolik sleva ubrala z hrubé marže, ne jen z obratu.
- Seskupí slevy podle obchodníka, typu zákazníka a zapsaného důvodu.
- Upozorní na zakázky, kde se cena na faktuře liší od schválené nabídky.
Představte si brněnskou firmu s osmi obchodníky, která dodává vybavení do kanceláří (ilustrativní příklad). Ředitel napíše: „Kolik nás v prvním čtvrtletí stály slevy nad 15 % a kdo je dával?“ Za chvíli má přehled, který by jinak skládal celé odpoledne. Může v něm třeba zjistit, že největší díl slev neodešel novým zákazníkům, kvůli kterým se slevy obvykle obhajují, ale stálým odběratelům, kteří by nakoupili i bez nich.
Co report o slevách neudělá, a proč je to dobře
Claude nerozhoduje, jestli byla sleva správná. Vidí čísla a zapsané důvody. Neslyšel telefonát, ve kterém zákazník řekl, že jinak odejde ke konkurenci. To posouzení zůstává obchodníkovi a vedení, stejně jako rozhodnutí, jestli zpřísnit pravidla pro schvalování.
Claude také nic nemění v CRM ani v Pohodě. Most je jen na čtení. Žádná faktura se sama neopraví a žádný ceník se nepřepíše. Právě proto se na report dá spolehnout: ukazuje, co v systémech opravdu je, a rozhodnutí nechává lidem, kteří za ně odpovídají.
Co by to obnášelo
Krátký rozhovor o tom, jaké CRM používáte a kdo má k čemu přístup. Pak dva MCP servery na vaší infrastruktuře, napojené na oprávnění, která už existují. Report o slevách uložíme jako skill do sdílené knihovny. Zítra ráno ho kdokoli z vedení spustí stejnou otázkou a dostane odpověď podle svých práv.
Co zbývá
Spočítat dopad slev zvládne Claude za pár vteřin. To nikdy nebyl problém. Problém byl, že důvod a cena ležely ve dvou systémech, které spolu nemluví. Model není úzké hrdlo. Úzké hrdlo je mezera mezi Claudem a daty, která vaše firma už má. Tu zavíráme.
Pokud chcete vědět, kolik vás slevy stály minulé čtvrtletí, napište nám. Krátký hovor stačí na to, abychom řekli, co by propojení vašeho CRM a Pohody obnášelo.