Report z CRM o největších zákaznících obvykle vzniká takhle: někdo vyexportuje tabulku, spáruje ji s fakturami z účetnictví, seřadí odběratele podle obratu a za dva dny přinese číslo, které už neplatí. Přitom otázka je jednoduchá. Kolik procent tržeb nese pět největších odběratelů, a roste to, nebo klesá?
Číslo, které každý tuší a nikdo nemá
Majitel menší firmy to většinou ví od oka. Dva velcí odběratelé, pár středních, dlouhý chvost malých. Jenže od oka se nedá rozhodnout, jestli si můžete dovolit odmítnout slevu, kterou si největší zákazník právě vyžádal. Na to potřebujete číslo. A to číslo leží ve dvou systémech, které spolu nemluví.
V CRM jsou firmy, kontakty, obchodní případy a poznámky obchodníků. V účetnictví jsou vystavené faktury, dobropisy a platby. Report o koncentraci tržeb potřebuje obojí: kdo je zákazník a kolik skutečně zaplatil. Spojit to ručně znamená párovat IČO, opravovat překlepy v názvech, slučovat pobočky pod jednu skupinu a hlídat, aby prosincový dobropis nespadl do listopadu. Dělá se to jednou za kvartál, pokud vůbec.
„Myslím, že na Novákových visí tak třetina. Možná víc. Pošlu vám to do pátku.“
— Porada vedení, zkráceně
Co znamená, že Claude čte přímo z dat
Místo exportu postavíme most. Malý MCP server se připojí k vašemu CRM, druhý k účetnictví. Claude přes ně dostane otázku a dohledá si přesně to, co potřebuje: seznam odběratelů s IČO, fakturaci za zvolené období, dobropisy. Nic se nekopíruje do další tabulky a nic se neukládá do cizí cache. Data zůstávají tam, kde jsou.
Most nese vaši identitu. Když se ptá ředitel, Claude vidí to, co vidí ředitel. Když se ptá obchodník, který má v CRM jen své zákazníky, odpověď se týká jen jich. Odpověď přijde jednou větou, pod ní tabulka a odkazy na faktury, ze kterých vznikla. Každé číslo si tak můžete ověřit.
Konkrétně: Raynet a Pohoda
Vezměme běžnou českou kombinaci: zákazníci a obchodní případy v Raynet CRM, fakturace v Pohodě. Oba systémy zůstávají, jak jsou, nikdo se nic nového neučí. Přibude jen most mezi nimi a Claudem. U firmy s pár stovkami odběratelů a několika tisíci faktur ročně jde o objem, který Claude projde za desítky sekund (ilustrativní odhad).
- Spáruje firmy z CRM s odběrateli v Pohodě podle IČO a upozorní na ty, které spárovat nejde.
- Sloučí pobočky a dceřiné firmy pod jednu skupinu, pokud je tak vedete v CRM.
- Sečte fakturaci za zvolené období po odečtení dobropisů a seřadí odběratele podle podílu na tržbách.
- Spočítá, kolik nese prvních pět a prvních deset jmen, a porovná to se stejným obdobím loni.
- Označí zákazníky, jejichž podíl rychle roste nebo padá, a připojí k nim poslední poznámku obchodníka z CRM.
Ilustrativně: výrobní firma z Vysočiny se čtyřiceti lidmi se v pondělí ráno zeptá: „Kolik procent loňských tržeb tvořilo pět největších odběratelů a jak se to změnilo proti předloňsku?“ Odpověď přijde dřív, než dopije kávu. Ve stejném vlákně se může doptat, jak by vypadal rok bez toho největšího.
Co Claude za vás neudělá, a proč je to dobře
Claude vám řekne, že na pěti jménech visí velká část obratu. Neřekne vám, co s tím. Jestli je závislost na jednom řetězci přijatelná cena za stabilní objednávky, nebo riziko, které je potřeba rozložit, je obchodní úsudek, a ten zůstává vám. Claude také za vás neposílá nabídky, nemění ceny v CRM a nepřepisuje nic v účetnictví. Most je ve výchozím stavu jen pro čtení.
Právě tahle hranice dělá z reportu něco, čemu se dá věřit. Každé číslo má původ v konkrétní faktuře, kterou si můžete otevřít. Když Claude narazí na odběratele bez IČO nebo na dvě firmy se stejným názvem, nepředstírá jistotu a řekne to.
Co by to obnášelo
Žádný roční projekt. Na začátku krátký rozhovor o tom, kde máte zákazníky a kde faktury. Pak postavíme dva malé MCP servery, napojíme je na vaše přihlášení a celé to poběží na vaší vlastní cloudové infrastruktuře: jedna platforma, jeden tenant, jedna auditní stopa. Jakmile most stojí, poslouží i pro další otázky. Platební morálka odběratelů, marže po zákaznících, kdo přestal objednávat.
Co zbývá
Claude umí číst a počítat dobře už dnes. Model není to, co vám brání znát přesné číslo. Brání vám mezera mezi ním a daty, která už máte v CRM a v účetnictví. Tuhle mezeru zavíráme.
Pokud chcete vědět, kolik vašeho obratu visí na pěti jménech, napište nám. Krátký hovor stačí na to, abychom zjistili, jaké systémy používáte a jak rychle by most mohl stát.