Hlídání termínů ve smlouvách nemá v malé firmě nikdo v popisu práce. Funguje to do chvíle, kdy jedna nájemní nebo servisní smlouva proklouzne přes výpovědní lhůtu a prodlouží se o dalších dvanáct měsíců. Pak je to náklad, který nikdo neschválil, a rozhodnutí, které za vás udělal kalendář.
Práce, kterou nikdo nechce dělat
Smlouvy jsou v pěti místech zároveň. PDF ve sdílené složce na Drivu, sken v e-mailu, podepsaný originál v šanonu, dodatek jako příloha zprávy a tabulka, kterou někdo před dvěma lety založil a po půl roce ji přestal aktualizovat. Každé z těch míst má pravdu o něčem jiném.
Lhůta navíc nebývá nikdy na stejném místě a nikdy ve stejném tvaru. Někde jsou to tři měsíce před koncem sjednané doby, jinde k poslednímu dni kalendářního čtvrtletí, u nájmu provozovny na dobu neurčitou počítá občanský zákoník se šesti měsíci. Abyste věděli, do kdy se musíte ozvat, musíte si to dopočítat. Ručně. U každé smlouvy zvlášť. A pak si to zapamatovat na osm měsíců dopředu.
Zjistili jsme to v úterý. Prodloužila se v neděli.
— Rozpočet na příští rok, zkráceně
Co znamená, že je to propojené
Model, který umí přečíst smlouvu, dnes nikoho nepřekvapí. Chybějící kus je jinde: model se nedostane k té vaší složce. Přesně to stavíme. Malý MCP server je můstek mezi Claudem a jedním konkrétním systémem, který už provozujete, v tomto případě mezi složkou se smlouvami a firemním kalendářem.
Most nese vaši identitu. Claude se ptá vaším jménem a s vašimi právy, takže vidí přesně ty smlouvy, které byste otevřeli i vy. Archiv se nikam nekopíruje a nikam neindexuje, čte se to, na co se právě ptáte, na vaší infrastruktuře a s auditní stopou.
Konkrétně: složka se smlouvami a firemní kalendář
Nic se nestěhuje. Smlouvy zůstávají tam, kde jsou, v Google Drive nebo na SharePointu, ve struktuře, na kterou jsou lidé zvyklí. Přibude jen most. Ilustrativně: firma s třiceti až padesáti aktivními smlouvami má typicky dvě až tři lhůty v každém čtvrtletí, a žádná z nich nikde nesvítí.
- Najde v textu ustanovení o době trvání, o výpovědi a o automatickém prodloužení, včetně dodatku, který původní lhůtu změnil.
- Dopočítá skutečné datum, do kterého musí výpověď dojít protistraně, ne datum konce smlouvy.
- Založí do kalendáře upozornění s předstihem, který si nastavíte, typicky několik týdnů před lhůtou.
- Připíše, o jakou smlouvu jde, kdo je za ni ve firmě odpovědný a kolik dodavatel podle účetnictví ročně stojí.
- Ohlásí smlouvy, kde je ustanovení nejednoznačné, místo aby si datum domyslel.
Ilustrativní příklad: provozní ředitelka patnáctičlenné agentury se v pondělí ráno zeptá, co běží v následujících devadesáti dnech a kolik to stojí. Odpověď přijde jako seznam pěti položek s daty a s odkazem na konkrétní odstavec v konkrétním PDF. Kontrola, která dřív znamenala odpoledne v šanonech, trvá tak dlouho, jak dlouho se seznam čte.
Co hlídání lhůt neudělá, a proč je to dobře
Claude nepodává výpověď. Nepíše ji protistraně, neodesílá datovou schránkou a nerozhoduje, jestli je dodavatel dobrý. Vyjednávání o ceně, rozhodnutí o setrvání a podpis zůstávají tam, kam patří, u člověka. U smluv, kde je formulace sporná, patří posouzení právníkovi a most to má říct nahlas.
Právě tento limit je důvod, proč se systému dá věřit. Výstupem není akce, kterou musíte zpětně kontrolovat, ale čas na rozhodnutí. Když si most není datem jistý, označí smlouvu jako nejasnou. Nejistota hlášená nahlas je užitečnější než přesné číslo, které si někdo vymyslel.
Co to obnáší
Není to roční projekt a nekupujete nový systém na správu smluv. Most se napojí na složku, kterou už máte, a na kalendář, do kterého se stejně každé ráno díváte. Běží na vaší infrastruktuře, ve vašem tenantu, s vaší identitou. První verze obvykle stačí na jednu složku a jeden kalendář, zbytek se přidává, až když je jasné, co má hlásit.
Co zbývá
Model není úzké hrdlo. Úzké hrdlo je vzdálenost mezi ním a daty, která vaše firma už má. U smluv je ta vzdálenost skoro absurdní: informace o lhůtě existuje, je napsaná v dokumentu, který jste sami podepsali, jen se nikdy nepotká s kalendářem. Tuhle mezeru zavíráme.
Pokud vás zajímá, jak by takový most vypadal nad vaší složkou se smlouvami, napište nám. Krátký hovor obvykle stačí na to, abychom věděli, kde smlouvy leží a která lhůta by se hodila hlídat jako první.