Jak najít smlouvu ve firemním archivu, když si nepamatujete, jak se jmenuje soubor? Většina firem to řeší tak, že se zeptá kolegy, který je ve firmě nejdéle. Smlouvy jsou na sdíleném disku, v mailu, ve složce po člověku, co odešel před třemi lety, a část je naskenovaná z papíru. Odpověď v nich existuje. Jen se k ní nedá dostat dřív než za půl hodiny.
Práce, kterou nikdo nechce
Otázka bývá úplně banální. Máme s tímhle dodavatelem sjednanou výpovědní lhůtu tři měsíce, nebo šest? Je v té nájemní smlouvě inflační doložka? Od kdy vlastně platí sleva, kterou jsme loni slíbili? Nikdo nepotřebuje právní rozbor. Potřebuje jednu větu z jednoho odstavce.
Tak se hledá. Fulltext na sdíleném disku vrátí čtyřicet výsledků, protože slovo smlouva je v každém druhém dokumentu. Otevřete osm PDF. Tři jsou skeny bez textové vrstvy, takže v nich vyhledávání mlčky nenajde nic. Dvě jsou verze a není poznat, která z nich byla podepsaná. Po čtyřiceti minutách zavoláte kolegyni a zeptáte se, jestli si to nepamatuje. Ona si to pamatuje. Přibližně.
Vím jistě, že jsme to tam měli. Jen nevím, ve které verzi.
— Čtvrteční hledání dodatku, zkráceně
Co znamená, když je archiv propojený
Archiv není neuspořádaný. Neuspořádané je rozhraní. Google Drive umí filtrovat podle typu souboru, vlastníka, data a slov v dokumentu. Je to filtrovací jazyk, který předpokládá, že zhruba víte, co hledáte a kde to je. O tom, která ze dvou verzí je podepsaná, nemá jak vědět.
Propojený archiv znamená, že se místo filtru zeptáte větou. Claude se dostane do systémů, kde smlouvy už dnes leží, přes malý MCP most. Nic se nikam nestěhuje, nic se nekopíruje do cizí databáze. Most nese vaši identitu, takže Claude čte přesně ty složky, do kterých se dostanete vy sami, a odpověď vrací s citovaným odstavcem a odkazem na konkrétní soubor.
Konkrétně: Google Drive, mail a složka po bývalém kolegovi
Ve firmě o dvaceti lidech bývá historie smluv rozložená na tři až čtyři místa: sdílený disk v Google Workspace nebo Microsoft 365, mailové schránky obchodníků, někdy DMS a pak skeny podepsaných originálů. Firmy, které dodávají veřejnému sektoru, mají navíc část smluv publikovanou v Registru smluv podle zákona č. 340/2015 Sb. Most se přidá k tomu, co máte. Nic z toho se nevypíná ani nenahrazuje.
- Najde dokument podle obsahu, ne podle názvu. Ptáte se na výpovědní lhůtu, ne na soubor smlouva_final_v3.pdf.
- Rozliší verze a dodatky. Řekne, která verze je poslední podepsaná a co ji mění.
- Vytáhne konkrétní ujednání a ocituje odstavec, ze kterého ho má.
- Přiloží odkaz na zdroj, takže si dokument otevřete a přečtete sami.
- Projde i to, co leží mimo disk, třeba přílohu ve staré mailové konverzaci.
Řekněme, že dvacetičlenná firma se zakázkovou výrobou má smlouvy s padesáti dodavateli a s osmdesáti odběrateli, k tomu dodatky z posledních deseti let. Provozní ředitelka se ráno zeptá, u kterých dodavatelských smluv končí fixace ceny do konce kvartálu. Odpověď dorazí jako seznam pěti smluv s citovanými odstavci a odkazy. Ona pak otevře tři z nich a rozhodne, se kterými dodavateli je potřeba mluvit. Příklad je ilustrativní, ale typ otázky je z praxe úplně běžný.
Co hledání ve smlouvách nedělá, a proč je to dobře
Nedává právní stanovisko. Neposuzuje, jestli je pokuta přiměřená ani jestli má smysl doložku vyjednat jinak. Nic v archivu nemění, nepodepisuje a nerozesílá. Umí přečíst, porovnat a ukázat, kde to stojí.
Právě ta hranice je důvod, proč se tomu dá věřit. Každá odpověď nese odkaz, takže ji ověříte za deset vteřin. Asistent, který by odpovídal sebejistě a bez zdroje, by byl horší než paměť kolegyně, protože kolegyně aspoň řekne, že si tím není jistá.
Co to obnáší
Jeden malý MCP server proti systému, kde smlouvy leží, běžící ve vašem cloudu a ve vašem tenantu, s jedním auditním záznamem o tom, kdo se na co ptal. Začíná se jednou složkou a jedním typem otázky, ne migrací celého archivu. Jsou to týdny, ne roční projekt, a po prvním mostě je druhý systém hlavně otázka připojení.
Co zbývá
Claude umí přečíst českou smlouvu i dodatek k ní bez potíží. Model není úzké hrdlo. Úzké hrdlo je vzdálenost mezi ním a složkou, kterou před šesti lety pojmenoval někdo, kdo už ve firmě nepracuje. Tuhle mezeru zavíráme.
Pokud máte archiv, ve kterém se dá najít všechno, jen ne rychle, napište nám. Krátký hovor stačí na to, abychom si ukázali, kde smlouvy leží a co by první most musel umět.