Report z CRM o duplicitních kontaktech je seznam záznamů, které nejspíš popisují stejného člověka nebo firmu: stejný e-mail, stejné IČO, telefon zapsaný jednou s předvolbou a jednou bez. Claude ho z vašeho CRM sestaví za pár minut. Kontrolu stačí jednou popsat jako sdílený postup a pak ji kdokoli z týmu spustí jedním pokynem, s vlastními oprávněními.
Práce, kterou nikdo nechce dělat
Zákaznice Jana Nováková zavolá a obchodník ji založí jako „J. Nováková“. O měsíc později ji podpora přidá znovu jako „Jana Novakova“, bez háčků, protože volala z jiného čísla. E-shop k tomu vytvoří třetí záznam s e-mailem z objednávky. V CRM jsou teď tři zákaznice. Ve skutečnosti je jedna.
Na první pohled drobnost. Jenže report o nových zákaznících je pak nafouknutý, newsletter dostane stejná žena třikrát a obchodník volá někomu, s kým kolegyně včera uzavřela objednávku. Úklid se odkládá na „až bude čas“. Jednou za rok pak někdo stráví odpoledne nebo dvě nad exportem do tabulky, seřadí sloupce podle příjmení a hledá podobnosti očima.
Seřadit podle příjmení, projet očima, sloučit. Za půl roku znovu.
— Úklid CRM, jak ho zná většina týmů
Co znamená udělat z kontroly sdílený postup
Claude sám o sobě vaše CRM nevidí. Potřebuje most: malý MCP server, který mu zpřístupní kontakty a firmy, a to pod identitou člověka, který se ptá. Obchodník, který v CRM vidí jen svůj region, uvidí v reportu jen duplicity ze svého regionu.
Druhá část je skill. Jednou sepíšete, jak má kontrola probíhat: které shody brát jako jisté (stejné IČO, stejný e-mail), které jen jako podezření (podobné jméno, stejné město), jak má report vypadat a komu přijde. Postup se uloží do knihovny týmu, dostane číslo verze a od dalšího rána ho má k dispozici každý. Napíše „zkontroluj duplicity za poslední měsíc“ a dostane stejný report jako kolega, jen omezený na to, co sám smí vidět.
Konkrétně: Raynet, Pohoda a e-shop na Shoptetu
Představte si menší firmu, která prodává přes e-shop na Shoptetu, obchod vede v Raynet CRM a fakturuje v Pohodě. Všechny tři systémy zůstávají, jak jsou. Přidá se jen most, který je umí číst. Kolik duplicit v nich je, se bez kontroly neví. Právě proto ji má smysl spustit.
- Porovná firmy podle IČO a ověří název ve veřejném rejstříku ARES, takže „ACME s.r.o.“ a „Acme, spol. s r.o.“ skončí jako dvojice.
- Sjednotí zápis telefonů a e-mailů (předvolba +420, mezery, velká písmena) dřív, než je začne porovnávat.
- Rozdělí nálezy na jisté shody a podezření a u každého napíše proč.
- Ke každé dvojici doplní, který záznam má novější aktivitu a ke kterému patří otevřené obchody nebo faktury v Pohodě.
- Výsledek pošle jako přehledný report do e-mailu nebo týmového kanálu, každé pondělí ráno nebo kdykoli na pokyn.
Ilustrativně: obchodní asistentka ve firmě o patnácti lidech dřív věnovala úklidu jedno odpoledne za čtvrtletí a stejně všechno nestihla. S hotovou skill spustí kontrolu v pondělí, projde report s dvaceti návrhy a sloučí ty, se kterými souhlasí. Zabere jí to čtvrt hodiny. Když upraví pravidlo, zvýší verzi a kolegové mají změnu hned.
Co kontrola duplicit nedělá, a proč je to dobře
Claude záznamy sám neslučuje a nemaže. Dva Petrové Svobodové v Brně mohou být jeden člověk, nebo dva různí zákazníci. Stejná adresa může znamenat stejnou domácnost, ne stejného kupujícího. Takové rozhodnutí potřebuje někoho, kdo zná kontext, a omylem sloučené záznamy se v CRM rozdělují těžko.
Má to i právní stránku. GDPR v článku 5 požaduje, aby osobní údaje byly přesné a v případě potřeby aktualizované. Pravidelný report o duplicitách je jednoduchý způsob, jak tu povinnost plnit. A protože každé sloučení dělá konkrétní člověk, je v auditní stopě vidět, kdo co a kdy změnil.
Co by to obnášelo
Žádný roční projekt. Postavíme MCP server k vašemu CRM (a podle potřeby i k Pohodě a e-shopu), poběží na vaší infrastruktuře a pod vašimi účty. S vaším týmem sepíšeme první verzi skill: jaké shody hledat a co má report ukazovat. Pak ji pár týdnů ladíte na skutečných datech, dokud jí nebudete věřit.
Co zbývá
Najít v seznamu kontaktů podobná jména je pro Clauda snadná práce. Model tu úzkým hrdlem není. Chybí mu přístup k vašim datům a jasně sepsaný postup, který se dá sdílet. Tuhle mezeru zavíráme: mostem k systémům, které už používáte, a knihovnou skills, kde se dobrý postup zapíše jednou a slouží všem.
Pokud vás duplicity v CRM trápí, napište nám. Na krátkém hovoru projdeme, odkud vaše kontakty přicházejí a jak by mohl vypadat první report.