Kdo vám platí pozdě, většinou tušíte. Jen to máte rozházené: zákazníky a podmínky v CRM, faktury a úhrady v Pohodě. Report o platební morálce zákazníků se z těchto dat dá složit na jeden dotaz, pokud je Claude vidí pohromadě. Tady je, jak to vypadá a co to obnáší.
Práce, kterou nikdo nechce
Na konci měsíce si někdo z financí otevře v Pohodě přehled neuhrazených faktur, vyexportuje ho do tabulky a začne ho ručně párovat s CRM. Kdo je u zákazníka obchodník. Jakou má splatnost. Jestli se zpožděním není domluvený splátkový kalendář. Pak přijde porada a majitel se zeptá: platí nám tenhle odběratel pozdě poprvé, nebo pořád?
Rychlou odpověď nikdo nemá, protože historie úhrad leží v účetnictví a historie vztahu v CRM. Tabulka se skládá ručně, za týden je zastaralá a příští měsíc se skládá znovu. Firma mezitím dál dodává se splatností 30 dní zákazníkovi, který posledních pět faktur zaplatil až po dvou měsících.
„Ten platí vždycky, jen pozdě.“ Věta, kterou slyšel každý finanční ředitel a kterou nikdo nikdy nezměřil.
— Porada o cash flow, zkráceně
Co znamená propojit CRM a účetnictví
Propojení neznamená další systém ani datový sklad. Znamená dva malé MCP servery: jeden vede do CRM, druhý do Pohody. Claude přes ně položí stejnou otázku, jakou by položil člověk s oběma okny otevřenými vedle sebe: které faktury, kdy splatné, kdy zaplacené, u kterého zákazníka a za jakých podmínek.
Každý dotaz jde pod identitou toho, kdo se ptá. Data zůstávají ve zdrojových systémech, Claude si je nekopíruje a nikam neindexuje. Report se sestaví z aktuálních čísel ve chvíli, kdy ho potřebujete. Žádný export z minulého pondělí.
Konkrétně: Pohoda a vaše CRM
Pohoda zůstává, CRM zůstává, nikdo se neučí nový program. Přibude jen most. Pro firmu s pár stovkami odběratelů a několika tisíci faktur ročně (ilustrativně) to znamená, že místo měsíční tabulky dostanete odpověď na dotaz typu: kteří zákazníci za posledního půl roku platili v průměru víc než 15 dní po splatnosti a kolik u nich máme otevřeno.
- Spáruje faktury a úhrady z Pohody se zákazníky a obchodníky v CRM.
- U každého odběratele spočítá průměrné zpoždění, jeho vývoj a otevřenou částku.
- Označí zákazníky, u kterých se zpoždění poslední měsíce prodlužuje.
- Navrhne krok: kratší splatnost, zálohu, nebo dodávky až po úhradě.
- U faktur po splatnosti připomene, že zákon dovoluje účtovat úrok z prodlení a paušál 1 200 Kč za uplatnění pohledávky.
Ilustrativní příklad: velkoobchod se stavebním materiálem z Brna, deset lidí, jedna účetní. Majitel se v pondělí ráno zeptá, komu tento týden nedodávat na fakturu. Claude vrátí pět jmen. U každého průměrné zpoždění, otevřenou částku a poznámku z CRM, že u dvou z nich obchodník dostal slib úhrady do pátku. Rozhodnutí pak trvá pár minut místo celého odpoledne.
Co report o platební morálce neudělá, a proč je to dobře
Claude nezastaví dodávky, nepředá pohledávku k vymáhání a nezmění zákazníkovi podmínky ve smlouvě. Ukáže čísla a navrhne krok. Jestli se vyplatí dál obsluhovat zákazníka, který platí pozdě, ale objednává hodně, je obchodní rozhodnutí. To patří majiteli nebo obchodníkovi, který zná marži i historii vztahu.
Právě díky téhle hranici se dá reportu věřit. Most data čte, do účetnictví bez potvrzení nezapisuje a každý dotaz má v auditu jméno. Když se finanční ředitel zeptá, odkud číslo je, dostane konkrétní faktury v Pohodě, ne odhad.
Co by to obnášelo
Na začátku krátký rozhovor: jaké CRM používáte, jakou verzi Pohody, kdo má mít přístup k čemu. Pak postavíme dva MCP servery a nasadíme je na vaši infrastrukturu, pod vaše účty a vaše oprávnění. Žádný roční projekt, žádná migrace dat. Měsíční report uložíme jako sdílenou dovednost, takže ho ráno spustí kdokoli, kdo na něj má oprávnění.
Co zbývá
Model není úzké hrdlo. Spočítat průměrné zpoždění a seřadit zákazníky podle rizika Claude zvládne bez potíží. Chybí mu jen přístup k datům, která už máte ve dvou systémech. Tuhle mezeru zavíráme.
Jestli chcete vidět, jak by report o platební morálce vypadal nad vaším CRM a Pohodou, napište nám. Stačí krátký hovor a řekneme vám, co by to u vás obnášelo.